Сколько чеки по корпоративным картам стоят вашей компании в месяц

Самые дорогие расходы компании не видны в отчёте. Они не стоят отдельной строкой, у них нет имени в бюджете, в конце месяца о них никто не спрашивает. И тем не менее они оплачиваются каждый месяц.

Чеки по корпоративным картам - именно такой расход. Ниже посчитаем его до конца.

Опасность невидимого расхода в том, что о его сокращении никто не принимает решения - потому что его никто не видит.

Как это происходит сегодня

Водитель заправляется. Снабженец закупает товар. Хозяйственный отдел берёт мелочёвку. В средней компании это около 30 чеков в день.

Чеки попадают к бухгалтеру - иногда за день, иногда пачкой за неделю. Бухгалтер выделяет отдельное время и по каждому чеку делает две операции:

• регистрирует чек в налоговой системе - чтобы взять НДС в зачёт
• затем вносит его в учётную систему, в большинстве случаев в 1С

У опытного бухгалтера один чек занимает в среднем 5 минут. Это случай, когда в чеке 1-2 позиции. Если позиций больше, растёт и время.

Первый калькулятор: время

Расчёт простой:

• 30 чеков × 5 минут = 150 минут в день
• 150 минут × 24 рабочих дня = 3 600 минут

60 часов в месяц. Только на ввод чеков. Это не бухгалтерия - это перенос данных.

Как это происходит с Dobek AI

Процесс начинается с человека, у которого чек в руках, а не с бухгалтера.

Владелец карты сканирует в мобильном приложении QR-код чека по доступной ему карте, вводит RRN и отправляет на анализ. Дальше автоматика: чек проходит регистрацию в налоговой и попадает в 1С готовым документом.

На стол бухгалтера бумага не ложится. Его работа сводится к проверке и подтверждению.

Сегодня эта система работает почти в 20 компаниях. Полный цикл - от скана до документа в 1С - занимает в среднем 20 секунд.

• 30 чеков × 20 секунд = 10 минут в день
• 10 минут × 24 дня = 240 минут

4 часа в месяц.

Разница: 7 рабочих дней в месяц

60 часов - 4 часа = 56 часов.

Разделим на восьмичасовой рабочий день - получится 7 рабочих дней в месяц. Ваш бухгалтер каждый месяц возвращает себе полторы недели. И это с одной функции.

Переводим в сумы

Время для руководителя - абстракция. Сумы - нет.

Допустим, бухгалтер получает 8 млн сум и работает 24 дня. Подставьте свою цифру - структура расчёта не изменится.

• 8 000 000 ÷ 24 = 333 000 сум в день
• 333 000 × 7 дней = 2,3 млн сум

То есть вы каждый месяц платите 2,3 млн сум за ввод чеков. Не за бухгалтерскую квалификацию - за механику. За год это 28 млн сум.

Вторая дыра: потерянный НДС

Первая дыра хотя бы видна в зарплате. Вторая гораздо тише.

Если чек не зарегистрирован в налоговой вовремя или потерян совсем, НДС в зачёт не идёт. Эти деньги не возвращаются, и их никто не ищет - потому что в отчёте нет строки потери.

До подключения к нам наши клиенты теряли на этом в среднем 7-8 млн сум в месяц. Сегодня эта потеря сократилась на 90% - до 6 млн сум в месяц возвращается из налоговой.

Итого

• Зарплата, уходящая на механику: 2,3 млн сум
• Возвращённый НДС: 6 млн сум

8,3 млн сум в месяц. Около 100 млн сум в год.

А месячная зарплата бухгалтера - 8 млн сум.

Одна функция окупает всю месячную зарплату бухгалтера и возвращает сверху.

И это четверть тарифа

Весь расчёт выше - только про чеки корпоративных карт. В тарифном плане есть ещё три функции, и каждая из них работает уже сегодня:

• Банковские транзакции - загрузка выписки в учётную систему, ускоряет механику в 20 раз
• Чеки розничной торговли - автоматический ввод из налоговой системы в 1С
• Сверка фактур - входящие и исходящие фактуры берутся из базы налоговой и 1С, сверяются и уходят главному бухгалтеру готовым отчётом

Расчёты по ним раскроем в отдельных статьях.

Откуда взяты цифры

• 30 чеков в день - средний показатель по нашим клиентам
• 5 минут на чек - время ручной работы опытного бухгалтера при 1-2 позициях в чеке
• 20 секунд на чек - реальное среднее по работающей системе почти в 20 компаниях, от скана до документа в 1С
• 24 рабочих дня в месяц - среднее для компаний с половинной субботой
• Зарплата бухгалтера 8 млн сум - условная величина, замените своей
• Потери НДС 7-8 млн сум - по нашим расчётам, по состоянию до подключения клиентов

Если ваши цифры другие, подставьте свои, не меняя формулу. Структура вывода останется прежней.

Вывод

Цель этой статьи - не похвалить автоматизацию. Цель - сделать видимой строку, которой нет в отчёте.

Откройте калькулятор и подставьте свои цифры. Если итоговая сумма вас устраивает, менять ничего не нужно.